Как минимизировать аврал при подготовке мероприятия
БЛОГ
Читайте ниже
При организации мероприятий трудно исключить возникновение аврала, который сравним с лавиной, и всегда наносит неожиданный удар. Время наступления непростого периода зависит от общих сроков подготовки к событию. Как правило, проблемы начинаются за две-три недели до мероприятия. Советы о том, как минимизировать аврал будут полезны для организаторов разных событий, независимо от их тематической направленности.

Распознать аврал можно по следующим характерным особенностям:

  • Скопилось много нерешенных задач разной сложности.
  • Прослеживается явный дефицит времени.
  • Возникает эффект «снежного кома» (организатор не знает за что хвататься).

Почему это происходит со мной?

«Почему это происходит со мной?» – все мы хоть раз задавали себе этот вопрос. В случае с авралом, ответ прост и не требует лишних размышлений. Причина заключается в неправильном планировании и оценке времени. За несколько недель предшествующих проведению мероприятия, выполняется такой же объем работ как за весь период. Кроме того, задачи, оставленные «напоследок», а также те дела, которые не были учтены в самом начале, заметно сокращают временной резерв.

Еще одна возможная причина – неправильная оценка объема работ. Оптимистическая картина сбивает с толку. К примеру, нужно составить список приглашенных, чтобы пропускной контроль знал, кого следует ожидать. Организатор полагает, что для совершения действия требуется несколько кликов мышкой. На практике же оказывается, что форма подачи заявления должна соответствовать неким требованиям. В результате на внесение коррективов тратится дополнительное время. Таким образом, изначально на занятие отводилось десять минут, но потрачено было свыше тридцати минут.

Наибольшую опасность в период аврала несут страх и стресс. Вместо того, чтобы мобилизовать собственные силы, человек погружается в уныние, в состоянии которого не может адекватно смотреть на происходящее и действовать оперативно.

Игра на опережение

Если на начальном этапе аврал будет заложен в планы организатора, справиться с ним будет гораздо проще. Преимущество такого подхода заключается в том, что создается запас времени, который позволяет решить неожиданно возникающие проблемы. Очень важно, чтобы за две-три недели до начала мероприятия были выполнены все те задачи, которые можно было сделать заранее. Не нужно откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня, даже если кажется, что впереди еще уйма времени.

Думая наперед, можно создать резерв времени, который позволит не погрязнуть в проблемах накануне важного события. Имея временной зазор между внутренним и внешним дедлайном, появляется возможность своевременно отреагировать на непредвиденные обстоятельства.

Отказ от перфекционизма

Важную роль в подготовке к мероприятию может сыграть простая таблица, выполненная в Excel. В графы документа необходимо разнести предстоящие дела, согласно их значимости:

  • Задачи, без которых мероприятие не будет проведено;
  • Задачи, без которых событие состоится, но пострадает его качество;
  • Задачи, без которых мероприятие пройдет, но будет иметь незначительные изъяны.

Таблица позволит правильно расставить приоритеты. Благодаря такому подходу, легче понять какие занятия могут быть делегированы другим людям, а какие должны быть выполнены лично.

Стоит учесть, что отказ от выполнения одной задачи, может по принципу домино отразиться на смежных с ней делах. Такие моменты стоит заранее прокрутить в голове и продумать варианты дальнейшего развития событий.

Моделируя соответствующие сценарии и имея запасные планы на разные случаи жизни, справиться с непредвиденными обстоятельствами будет гораздо проще.

Детали решают все

Работая в команде, необходимо помнить, что от деятельности каждого конкретного звена зависит конечный результат. Именно поэтому так важно четко сформулировать задачи и прописать все этапы процесса. В противном случае, трудностей при организации мероприятия не избежать. Нельзя забывать о том, что если что-то не было обговорено или прописано, то этого не существует! Поэтому, чем подробнее техническое задание, тем лучше!

При организации события следует руководствоваться следующими правилами:

  • Записывать свежие идеи. Мысли, пришедшие в голову, легко забыть; чтобы не упустить важную информацию, рекомендуется заносить ее в записную книжку или смартфон.
  • Не отвлекаться. Не закончив одно дело, не стоит браться на другое. Разрываясь между несколькими занятиями, качество выполнения работы будет снижено. Намного большей эффективности можно достичь, закончив одно дело и принявшись за другое.
  • Забыть о стремлении к совершенству. Перфекционизм не имеет под собой смысла. Часто он вселяет страх перед выполнением большой задачи. Горькие мысли о невозможности сделать все на высшем уровне заставляют человека страдать, чувствовать себя несчастным и непонятым.
  • Действовать по принципу «важное, а не срочное». Столкнувшись с авралом необходимо быстро сориентироваться и выделить наиболее существенную и срочную работу, отложив при этом второстепенные задачи.
  • Высыпаться и следить за питанием. Организатор мероприятий - это очень ответственная и творческая работа, успех которой во многом зависит от физического состояния человека, посвящающего ей свой труд.

Современный ритм жизни трудно назвать размеренным и спокойным. Поэтому аврал часто воспринимается как вариант нормы. Однако нельзя упускать из внимания тот факт, что постоянный стресс снижает производительность труда, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Чтобы организация событий приносила удовольствие, а последствия аврала были не слишком серьезными, рекомендуется следовать советам из представленной статьи.